ARTYKUŁ POŚWIĘCAMY SZCZEGÓLNEJ UWADZE WSZYSTKIM TYM KTÓRZY W JAKIKOLWIEK SPOSÓB MYŚLĄ O PRACY PRZEZ INTERNET:

Internet dlaczego ???

Zanim rozpocznie się jakiekolwiek plany dotyczące wdrożenia aplikacji magazynowo-sprzedażowej w sieci globalnej trzeba zadać sobie podstawowe pytanie: Dlaczego chcę uruchomić sprzedaż w swoich oddziałach przez internet? Jeżeli odpowiedź na to pytanie wiąże się głównie z modą i prestiżem wówczas odradzamy jakiekolwiek próby, ponieważ kończą się one najczęściej fiaskiem. Przyczyną niepowodzeń w takiej sytuacji jest to, iż użytkownik, który chce wdrożyć system przez internet, dla tzw. "prestiżu" sam nie wie, co chce dzięki temu osiągnąć. Nieprzemyślane wdrożenie systemu magazynowo-sprzedażowego w sieci globalnej spowoduje jedynie chaos i zamieszanie w całej firmie, a sam system stanie się kolejnym nieużywanym gadżetem, który miał teoretycznie podnieść prestiż i jakość obsługi klienta, a w konsekwencji oprócz górnolotnych planów stał się źródłem niepotrzebnych wydatków. Szanowny użytkowniku, jeżeli odpowiedź na postawione wcześniej pytanie nie ograniczała się jedynie do ogólnie określanego pojęcia mody internetu i wiesz, co chciałbyś realizować między oddziałami swojej firmy przez internet wówczas zapraszamy do zapoznania się z dalszą częścią tego artykułu.

Podstawowe schematy wykorzystywania internetu dla systemu magazynowo-handlowego.

Istnieje wiele możliwości wykorzystania sieci globalnej do potrzeb systemów magazynowo-handlowych. Wszystko sprowadza się do potrzeb i wymagań użytkownika oraz budżetu, jaki chce przeznaczyć na ten cel. Najczęściej, gdy pytamy właściciela salonu optycznego, co chciałby osiągnąć pracując wielooddziałowo przez internet słyszymy następujące odpowiedzi: chciałbym mieć dostęp do danych wszystkich oddziałów, wykonywać raporty zyskowności, przeglądać zamówienia i dokumenty sprzedaży. chciałbym, żeby ruch towarów pomiędzy oddziałami odbywał się automatycznie. chciałbym, żeby wszystko odbywało się poprzez internet korzystając z jednej centralnej bazy danych. Pojawiają się oczywiście odpowiedzi związane z podniesieniem konkurencyjności i atrakcyjności dla potencjalnego klienta, ale ta odpowiedź jest raczej wspólna dla wszystkich zainteresowanych. W niniejszym artykule postaramy się pokrótce omówić możliwe rozwiązania dla trzech powyżej postawionych wymagań. Zastrzegamy jednak, że przedstawimy nasze sugestie i każdy, kto ma dużą wiedzę z zakresu informatyki na pewno znajdzie jeszcze kilka innych możliwości. Przedstawiając poszczególne rozwiązania będziemy wskazywać nie tylko na zalety, ale także wady poszczególnych rozwiązań. Wiele osób, które czytają ten artykuł nie zdaje sobie na pewno sprawy, że działanie systemu przez internet może mieć jakieś wady. Niestety ma ich całkiem sporo. Zaczniemy od fragmentu poświęconego tym wszystkim, którym raportowanie i przeglądanie danych poszczególnych oddziałów w zupełności wystarczy.

Raportowanie i wgląd w dane oddziałów przez internet.

Jest to najprostszy i najtańszy do realizacji schemat wykorzystywania danych systemu magazynowo-handlowego przez internet. W ten sposób można wykorzystywać DAPP Optic. Adresatem tego rozwiązania są najczęściej właściciele salonów optycznych, którzy wieczorem po pracy chcieliby w jakiś sposób zobaczyć, co działo się w poszczególnych salonach danego dnia. Założeniem takiego schematu jest to, iż każdy oddział pracuje na własnej bazie danych, a serwer danych w oddziale ma połączenie z siecią globalną. Rozwiązanie to działa po prostu na zasadzie pulpitu zdalnego. Jedyne, co trzeba zrobić, to założyć na każdym serwerze danych oddziału osobie, która ma mieć dostęp do danych systemu konto użytkownika z odpowiednimi uprawnieniami oraz uruchomić usługę pulpitu zdalnego. Usługa ta dostępna jest np. standardowo w systemach Windows Xp Prof. Można wykorzystać też do tego oprogramowanie zewnętrzne typu VNC, które dostępne jest dla systemów Windows i Linux. Rozwiązanie tego typu nie pozwala, co prawda na eksport lub import danych z jednego oddziału do drugiego, jednak można pracować z systemem magazynowym jednego oddziału tak jakbyśmy byli na miejscu. Wcielając się np. w rolę szefa firmy możemy: przyjąć towar, przejrzeć wszystkie dokumenty, wykonać interesujące nas raporty. Plusem tego rozwiązania jest to, iż do pracy nie potrzeba szybkiego łącza internetowego, ponieważ przez internet płyną jedynie dane przesyłanego obrazu komputera, a nie dane pobierane online z bazy. Dodatkowo użytkownik wdrażając to rozwiązanie nie potrzebuje nic oprócz łącza internetowego w każdym oddziale firmy. Minusem jest niewątpliwy brak komunikacji w zakresie wymiany danych pomiędzy oddziałami oraz konieczność pozostawiania włączonego 24 godziny na dobę serwera danych w każdym oddziale. Poniżej przedstawiamy prosty rysunek reprezentujący działanie takiego schematu.

Ruch towarów pomiędzy oddziałami.

Zagadnienie to często poruszane jest przez właścicieli salonów, którzy są zainteresowani naszym programem i mają kilka oddziałów, gdzie towar przyjmowany jest np. w centrali, a dalej przesuwany jest z magazynów centralnych do magazynów oddziałowych. W magazynie oddziałowym towar jest już tylko liczony, a wpływa na magazyn automatycznie. Wszystkich Państwa zainteresowanych tym tematem informujemy, że taka możliwość w systemie DAPP Optic już istnieje. W połączeniu z pulpitem zdalnym mechanizm ten zapewnia pełny sposób na pracę systemu DAPP Optic w wielu oddziałach jednego salonu optycznego. Opisując zalety tego typu schematu należy podkreślić, iż pozwala on na płynną pracę wielooddziałową ze względu na to, iż każdy oddział pracuje na autonomicznej bazie danych w sieci lokalnej. W razie awarii jednego oddziału reszta może pracować bez zakłóceń w odróżnieniu od centralnej bazy danych, gdzie awaria centrali powoduje wyłączenie wszystkich oddziałów. Internet wykorzystywany może być w tym przypadku jako nośnik plików eksportu i importu. Kierownik z centrali wysyła mailem plik eksportu przesunięcia magazynowego do oddziału. Tam następuje jego import w momencie, gdy towar z przesunięcia zostanie dostarczony i policzony. Praca oddziałów przebiega normalnie nawet w przypadku awarii łącza internetowego lub awarii jednego oddziału, kierownictwo firmy do każdego oddziału może dostać się poprzez pulpit zdalny. Rozwiązanie to będzie przez nas promowane jako najlepsze dla zakładów optycznych z kilku powodów. Po pierwsze każdy oddział nadal będzie pracował ze swoją bazą danych przez sieć loklaną, która ma transfer 100 Mb/s (54 Mb/s przy sieci bezprzewodowej), a nie 1 Mb/s,2 Mb/s lub mniej w przypadku łącz internetowych najczęściej dostępnych w Polsce (przy takich łączach nie da się pracować w architekturze klient-serwer online !!!). Po drugie, jeżeli nastąpi jakakolwiek awaria to tylko w jednym oddziale. Po trzecie łatwiej jest wdrożyć i dbać o taki system. Poniżej przedstawiamy Państwu przykładowy rysunek obrazujący tego typu ideę.

Praca online na jednej centralnej bazie danych.

Jako ostatnie przedstawimy rozwiązanie działające na centralnej bazie danych przez sieć globalną, czyli praca przez internet tak jakbyśmy pracowali w sieci lokalnej. Rozwiązanie to byłoby idealne, gdyby nie klika istotnych negatywów. Pierwszym i najważniejszym aspektem negatywnym jest prędkość łączy internetowych. Nawet 6 Mb/s to stanowczo za mało do pracy w architekturze klient-serwer online. O ile w sieci lokalnej praca z aplikacją przebiega szybko to na łączu internetowym należałoby wydłużyć czas oczekiwania na zapis np. jakiegokolwiek dokumentu, pozycji na fakturze, zlecenia itp. nawet do 25 razy. Proszę wyobrazić sobie sytuację, gdzie klient czeka na wypisanie zlecenia, a sprzedawca informuje go uprzejmie proszę czekać bo sieć działa wolno. Sfrustrowany klient zamiast czekać po prostu wyjdzie. Drugą barierą są koszta. Nawet jeśli ktoś znajdzie łącze internetowe 25 Mb/s to ile to będzie kosztowało np. żeby zapewnić takie łącze w 2,3 i większej ilości oddziałów. Kolejnym elementem jest przyrost bazy danych. Skoro mamy trzy oddziały pracujące na jednej bazie danych to przyrost danych jest trzy razy większy (3 razy więcej zleceń, wizyt, faktur, paragonów). Żadną tajemnicą jest fakt, iż czym większa baza danych tym większe skłonności do zawieszeń, awarii i sama szybkość pracy serwera bazy danych znacznie maleje. Kolejnym negatywem jest bezpieczeństwo. Nikt chyba by nie chciał, żeby konkurencja zatrudniła hakera, który włamie się do centralnej bazy danych i zobaczy po prostu cały obraz firmy i bazę klientów. Faktem jest, że bezpieczeństwo sieci można poprawić budując VPN, stosując firewalle i systemy antywirusowe tylko, że znacznie podwyższy to koszty wdrożenia takiego rozwiązania. Uważny czytelnik zamanifestowałby teraz mówiąc dlaczego nie łączyć się z takim serwerem centralnym poprzez kilka pulpitów zdalnych. Nie potrzebujemy szybkiego łącza, bezpieczeństwo też się bardzo poprawia (szczególnie przez VPN), narażamy się już tylko na awarię serwera centralnego. Uwaga była by słuszna dopóki nie zastanowimy się ile kosztuje wdrożenie i utrzymanie takiego rozwiązania (serwerem musi być bardzo wydajna maszyna, systemy operacyjne Microsoft do pracy serwerowej są drogie, systemy Linux do pracy serwerowej trzeba administrować co sporo kosztuje). Szanowni optycy mrzonką jest, zatem łudzenie się, że taki system powstanie i będzie kosztował 1500-2000 zł netto. Taki system byłby ideałem, ale niestety koszty musiałby być zabójczo wyższe. Z czystym sumieniem możemy zakomunikować, iż obecnie nawet największe firmy produkujące w Polsce oprogramowanie magazynowo-handlowe dla ogółu (100 000 klientów), a nie dla optyków (3000 potencjalnych klientów) również zalecają stosowanie mechanizmów eksportu i importu. Duże sieci handlowe w tym optyczne, które stosują tego typu rozwiązania wydają setki tysięcy (lub nawet miliony) złotych na własne systemy. Ma to jednak sens, jeśli posiada się kilkadziesiąt oddziałów w całej Europie. Dla wszystkich zainteresowanych tym zagadnieniem zamieszczamy przykładowy schemat działania poniżej.